怎么让你的邮件签名档更有用？
最近，我想拟一个简单而又不失个性的电邮签名档，我把这些年来与我有过email往来的人的电子邮件签名档都看了一遍。让人惊讶，我发现只有KK的引起我的注意，我指的是假设对方与我素昧平生。
通常写“Best Regards”的地方，凯文.凯利写的是“Peace”；而签名档落款唯一涉及的两个头衔，一个是“Author of
它有“持不同意见”和“特立独行”的意思。考虑到KK是以标新立异著称的杂志《连线》的创始主编，还有他个人奇特的人生经历，这样的签名档可以说非常贴切。但重点不在这里。
重点是：如果你是第一次给对方发电子邮件，你怎么才能在对方的心理区间留下哪怕一丁点儿的印象？
趣味性在这里占有相当比例。实际上，落款签名是电子邮件沟通礼节中一个非常有趣的元素，这真是个大展才智的地方。比方说不管发邮者是谁，“Maverick”都会让我的脑袋“咣当”停顿一下，而实际上，我check到的大部分电子邮件签名档都乏味又冗长。
可怕的还不是乏味冗长，真正可怕的是没有重点。这两天我收集了一些在电子邮件签名档“能做”和“不能做”的信息，不知道大家是否和我的口味一样。
务必简明扼要
当你有多个电话、邮箱、网站和社交网络账号时，不要列出所有联系方式，这种做法大错特错，因为这会让收件人困惑甚至绝望。实际上，你只需要列出一两个联系方式，然后加上一句话，告诉对方怎样才能最快联系上你，比方说“微信是联系我的最快方式”结束邮件，然后附上你的微信号。签名档最好不要超过5行，如果你是社交网络的重度用户，而且非要加上一个社交网络账户，那么选择LinkedIn。
不要用图片做签名档
我个人挺讨厌把图片作为签名档，这总让我感觉这个email头重脚轻快要摔倒，或者发邮件的人想给邮件套上貂皮大衣，因为他/她竟然希望我注意到他的签名胜过邮件内容。另外一些电邮供应商有专门拦截邮件图像的默认设置，这样的结果就是如果你的签名含有名字、头衔和商标的图像，你要做好收件人可能什么也看不见的准备。
你希望别人叫你什么名字，就用什么名字
签名档中的姓名应该是你希望别人叫你的名字，而不是你的真名。比方说认识我多年的中国朋友都叫我“小玻”，这是我使用了很多年的一个网名，但自从我去了美国，就没人再叫我“小玻”了，所有人都开始叫我的英文名字“Lynn”，直到后来，原来叫我“小玻”的中国朋友也开始叫我“Lynn”。说这个故事不是说我会用“小玻”作为我电子邮件签名档里的名字，那显然太不适合商务联系了，但我现在的确会写上“Lynn”而不是我的中文名字，因为它比我的中文名字更好记也被使用得更多。
再举一个例子，比方说沟通策略专家Dave Clarke的名字实际上是“Francis David Clarke”。注意他的“Middle Name”是“David”而不是“Dave”，但因为别人都叫他“Dave”，因此他的签名就是“Dave”。也就是说，你希望别人在联系你时称呼你什么，你就该用那个名字作为自己的签名，中文名字也是一样。
头衔要短
头衔最好和你在做的事能很方便地联系起来，而且越短越好。如果你用四、五个长头衔组成的大帽子放在邮件最下方，看起来似乎你更重要了，但实际上看你邮件的人会开始变得漫不经心，他能够隐约知道的就是这个发邮件的人大概很重要，但也很可能是一种你非常不希望的理解：这个人大概认为自己很重要。
移除固定电话和传真号码
因为扫描机很便宜，我们可以随时奔到大街上扫描文件，这也就意味传真号码其实可以从签名档里移除。事实上如果真的有人需要给你传真一些东西，他们会向你询问传真号码。固定电话也一样，签名档里其实只要有一个手机号码就足够了，手机号码是最容易联系到的号码，老实说固定电话号码除了你想拨过去的时候，对方经常不在位置上，还有一种极端情况是，你现在用固定电话给别人打电话，别人也未必会接，我就正越来越倾向这种坏习惯。你还需要注意的是，事实上你公司的前台号码搜索引擎里都可以找到，而想和你联系的人，要么希望抓起电话就能找到你，要么希望给你写电邮，没有更多中间状态了。
确信将公司名字拼写正确
为什么要再检查一遍？为方便搜索。这一点在你为一个外国公司服务时更加重要，因为两个单词连在一起可能是一个公司的名字，但两个单词分开就完全是另一回事了，结果就是对方要搜索你公司的时候，发现什么也搜索不到。其实中国公司名字也一样，这几天我就注意到不少微信后台的用户签名里有公司名字，我的第一反应是什么？如果这家公司是我不认识的，我会上百度搜索。
个性化签名
建议不要超过6个字，而且最好不要放什么公司愿景，引用一个短语作为你签名的一部分是可行的，而且最好具有个性。你是热情奔放、活泼搞笑，还是单蠢呆萌？善于利用你的特点，并以令人意外的方式结束邮件。你必须让对方有回复你的欲望，但也要分清收件人对象和场合，切记切记一定要得体。