怎么让你的邮件签名档更有用?

发布于:2019/07/27 16:02:54 阅读次数:1666

最近,我想拟一个简单而又不失个性的电邮签名档,我把这些年来与我有过email往来的人的电子邮件签名档都看了一遍。让人惊讶,我发现只有KK的引起我的注意,我指的是假设对方与我素昧平生。

 

通常写“Best Regards”的地方,凯文.凯利写的是“Peace”;而签名档落款唯一涉及的两个头衔,一个是“Author of ”,还有一个是“Senior Maverick for Wired Magazine”,注意“Maverick”这个词。

 

它有“持不同意见”和“特立独行”的意思。考虑到KK是以标新立异著称的杂志《连线》的创始主编,还有他个人奇特的人生经历,这样的签名档可以说非常贴切。但重点不在这里。

 

重点是:如果你是第一次给对方发电子邮件,你怎么才能在对方的心理区间留下哪怕一丁点儿的印象?

 

趣味性在这里占有相当比例。实际上,落款签名是电子邮件沟通礼节中一个非常有趣的元素,这真是个大展才智的地方。比方说不管发邮者是谁,“Maverick”都会让我的脑袋“咣当”停顿一下,而实际上,我check到的大部分电子邮件签名档都乏味又冗长。

 

可怕的还不是乏味冗长,真正可怕的是没有重点。这两天我收集了一些在电子邮件签名档“能做”和“不能做”的信息,不知道大家是否和我的口味一样。

 

务必简明扼要

 

当你有多个电话、邮箱、网站和社交网络账号时,不要列出所有联系方式,这种做法大错特错,因为这会让收件人困惑甚至绝望。实际上,你只需要列出一两个联系方式,然后加上一句话,告诉对方怎样才能最快联系上你,比方说“微信是联系我的最快方式”结束邮件,然后附上你的微信号。签名档最好不要超过5行,如果你是社交网络的重度用户,而且非要加上一个社交网络账户,那么选择LinkedIn。

 

不要用图片做签名档

 

我个人挺讨厌把图片作为签名档,这总让我感觉这个email头重脚轻快要摔倒,或者发邮件的人想给邮件套上貂皮大衣,因为他/她竟然希望我注意到他的签名胜过邮件内容。另外一些电邮供应商有专门拦截邮件图像的默认设置,这样的结果就是如果你的签名含有名字、头衔和商标的图像,你要做好收件人可能什么也看不见的准备。

 

你希望别人叫你什么名字,就用什么名字

 

签名档中的姓名应该是你希望别人叫你的名字,而不是你的真名。比方说认识我多年的中国朋友都叫我“小玻”,这是我使用了很多年的一个网名,但自从我去了美国,就没人再叫我“小玻”了,所有人都开始叫我的英文名字“Lynn”,直到后来,原来叫我“小玻”的中国朋友也开始叫我“Lynn”。说这个故事不是说我会用“小玻”作为我电子邮件签名档里的名字,那显然太不适合商务联系了,但我现在的确会写上“Lynn”而不是我的中文名字,因为它比我的中文名字更好记也被使用得更多。

 

再举一个例子,比方说沟通策略专家Dave Clarke的名字实际上是“Francis David Clarke”。注意他的“Middle Name”是“David”而不是“Dave”,但因为别人都叫他“Dave”,因此他的签名就是“Dave”。也就是说,你希望别人在联系你时称呼你什么,你就该用那个名字作为自己的签名,中文名字也是一样。

 

头衔要短

 

头衔最好和你在做的事能很方便地联系起来,而且越短越好。如果你用四、五个长头衔组成的大帽子放在邮件最下方,看起来似乎你更重要了,但实际上看你邮件的人会开始变得漫不经心,他能够隐约知道的就是这个发邮件的人大概很重要,但也很可能是一种你非常不希望的理解:这个人大概认为自己很重要。

 

移除固定电话和传真号码

 

因为扫描机很便宜,我们可以随时奔到大街上扫描文件,这也就意味传真号码其实可以从签名档里移除。事实上如果真的有人需要给你传真一些东西,他们会向你询问传真号码。固定电话也一样,签名档里其实只要有一个手机号码就足够了,手机号码是最容易联系到的号码,老实说固定电话号码除了你想拨过去的时候,对方经常不在位置上,还有一种极端情况是,你现在用固定电话给别人打电话,别人也未必会接,我就正越来越倾向这种坏习惯。你还需要注意的是,事实上你公司的前台号码搜索引擎里都可以找到,而想和你联系的人,要么希望抓起电话就能找到你,要么希望给你写电邮,没有更多中间状态了。

 

确信将公司名字拼写正确

 

为什么要再检查一遍?为方便搜索。这一点在你为一个外国公司服务时更加重要,因为两个单词连在一起可能是一个公司的名字,但两个单词分开就完全是另一回事了,结果就是对方要搜索你公司的时候,发现什么也搜索不到。其实中国公司名字也一样,这几天我就注意到不少微信后台的用户签名里有公司名字,我的第一反应是什么?如果这家公司是我不认识的,我会上百度搜索。

 

个性化签名

 

建议不要超过6个字,而且最好不要放什么公司愿景,引用一个短语作为你签名的一部分是可行的,而且最好具有个性。你是热情奔放、活泼搞笑,还是单蠢呆萌?善于利用你的特点,并以令人意外的方式结束邮件。你必须让对方有回复你的欲望,但也要分清收件人对象和场合,切记切记一定要得体。