邮件正文写作指南

发布于:2019/07/27 16:18:38 阅读次数:921
邮件的正文包括邮件的称呼(邮件抬头)、邮件主体以及邮件末尾的署名(签名档)。正文作为邮件的主体部分,是判别邮件是否得体的关键。
 
 
一、邮件称呼
 
关于邮件的称呼,最好按照公司的文化传统写。有的公司内部尤其是创业团队,相互之间都是以名字相称,显得比较亲切。但是对外部公司写邮件的时候,一定要把级别表明出来,这样对寻求合作和业务推进都有好处。弄清楚邮件发送的场合,不要搞混。
 
二、邮件主体
 
首先,邮件主体应该简明扼要,如果事情表述内容多,最好用1、2、3、4列段落进行清晰说明,列表会让文章的逻辑条理清晰,便于对方愿意看下去以及理解记忆;
第二,确保行文通顺,避免出现歧义,可以通过图片、表格、链接等形式加以说明,有效传达信息;
第三,不要随便使用网络表情符号,在商务信函里会显得比较轻佻,毕竟工作邮件传递的是相对严谨的事情;
第四,如果涉及多个邮件主题,分别发邮件。尽量在一封邮件中交待清楚一件事,避免发多封邮件来补充同一件事情。设想你不断收到同一个人发的“补充”邮件,会不会反感对方做事毛躁、不靠谱?
第五,注意检查、避免错误。写完后一定要仔细检查有无拼写错误,行文是否通顺,这是对别人的尊重,也是自己态度的体现;
第六,合理提示重要信息,避免滥用。不要随意使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等进行提示,如果确有必要,最好不要超过三个,否则过多的提示会让人抓不住重点,影响阅读。
 
三、邮件署名
 
 
 
邮件署名主要用于让对方获取自己的联系方式。如果公司没有统一要求,设置一个固定的格式,包括个人姓名、职务、部门、公司名称、手机、座机、QQ、邮箱等必要信息,要根据实际进行取舍,最好不要超过4行。引用个人的座右铭或公司的宣传口号作为签名的一部分非常有创意,但要分清收件人,避免哗众取宠。
 
邮件署名既是尊重对方,也在宣传自己。根据对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,事先设好多个邮件签名,附上自己的联络方式,便于灵活调用。
 
来源/Helen-Cat(简书作者)