邮件正文写作指南

邮件的正文包括邮件的称呼（邮件抬头）、邮件主体以及邮件末尾的署名（签名档）。正文作为邮件的主体部分，是判别邮件是否得体的关键。

 

 

一、邮件称呼

 

关于邮件的称呼，最好按照公司的文化传统写。有的公司内部尤其是创业团队，相互之间都是以名字相称，显得比较亲切。但是对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来，这样对寻求合作和业务推进都有好处。弄清楚邮件发送的场合，不要搞混。

 

二、邮件主体

 

首先，邮件主体应该简明扼要，如果事情表述内容多，最好用1、2、3、4列段落进行清晰说明，列表会让文章的逻辑条理清晰，便于对方愿意看下去以及理解记忆；

第二，确保行文通顺，避免出现歧义，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，有效传达信息；

第三，不要随便使用网络表情符号，在商务信函里会显得比较轻佻，毕竟工作邮件传递的是相对严谨的事情；

第四，如果涉及多个邮件主题，分别发邮件。尽量在一封邮件中交待清楚一件事，避免发多封邮件来补充同一件事情。设想你不断收到同一个人发的“补充”邮件，会不会反感对方做事毛躁、不靠谱？

第五，注意检查、避免错误。写完后一定要仔细检查有无拼写错误，行文是否通顺，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；

第六，合理提示重要信息，避免滥用。不要随意使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等进行提示，如果确有必要，最好不要超过三个，否则过多的提示会让人抓不住重点，影响阅读。

 

三、邮件署名

 

 

 

邮件署名主要用于让对方获取自己的联系方式。如果公司没有统一要求，设置一个固定的格式，包括个人姓名、职务、部门、公司名称、手机、座机、QQ、邮箱等必要信息，要根据实际进行取舍，最好不要超过4行。引用个人的座右铭或公司的宣传口号作为签名的一部分非常有创意，但要分清收件人，避免哗众取宠。

 

邮件署名既是尊重对方，也在宣传自己。根据对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，事先设好多个邮件签名，附上自己的联络方式，便于灵活调用。

 

来源/Helen-Cat（简书作者）