关于工作邮件的3个核心写作原则

发布于:2019/07/27 16:43:59 阅读次数:1161

你是不是也经常遇到这种情况?邮件发出好几天没收到回复,大多是因为邮件表达存在问题,如何写好邮件才能达到预期效果呢?遵循邮件写作的原则是提高写作技能的关键,是否遵守结果大相径庭。

 

 
一、越短的邮件越容易被回复

邮件字数越长,阐述的问题越多,给对方造成的心理压力越大,对方会先考虑如何回复,通常邮件回复的时间就往后挪,大部分这样的邮件就被抛之脑后。所以在不影响沟通的前提下,邮件的内容尽量简短

 
二、说清目标事件与对方的关系
 

来源:简书  

作者:Helen-Cat

多数人写邮件的时候,大篇幅写自己的事——“我是谁、我是干什么的、有什么事情”等,写邮件的目的是什么?需要对方提供帮助。设想对方正忙碌处理工作的事情,突然收到一封全都在说寄件人的邮件,那跟Ta有什么关系呢?

所以给对方发邮件时,第一句话就应该直截了当地讲述邮件目的为增加对方回复的欲望,邮件中接下来说的应该尽量和对方的利益和兴趣有关系

 
 三、尽量减少对方的时间精力支出

需要对方提供帮助,就应该与人方便,减少对方的精力支出,我们也不能只做伸手党。如何做才可以让对方更容易地帮到我们?应该至少发四封邮件:

 

第一封与对方直接相关。内容大致是“很高兴今天和您…。我们的项目是…,您提到把公司A部门的甲,B部门的乙以及C部门的丙介绍给我,方便我随时向他们请教。我会给您发三封独立的邮件,分别是给甲、乙、丙的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式,谢谢您的帮助!

 

第二、三、四封分别写给甲、乙、丙。简洁阐述该项目和他们的关系,并且保证格式完整,让对方可以直接转发。

 

 

 

只有设身处地为对方思考,帮助对方节省时间精力,对方才能高效地帮助到我们。浪费别人的时间等于谋财害命,这条原则不仅仅适用于工作,也适用于邮件沟通。